iPortalDoc – Gestão Documental e de Processos
Águas do Porto
A empresa municipal Águas do Porto quer automatizar e simplificar os processos de trabalho utilizando, para isso, o iPortalDoc, o sistema de Gestão Documental e de Processos da IPBRICK.
Garantir a gestão completa do ciclo urbano da água, criando valor económico e social, focada no cliente, desenvolvendo boas práticas ambientais, de gestão e motivação interna, é o principal objetivo das Águas do Porto. A empresa trabalha diariamente para garantir a qualidade da água que distribui e, desta forma, obter dos cidadãos o reconhecimento dos elevados padrões de qualidade da água para consumo que lhes é fornecida.
Entre os processos do iPortalDoc usados pela empresa destacam-se: a Documentação Financeira, os Pedidos de Vistoria, a Orientação Técnica e as Reclamações dos Clientes. Usam também o iPortalDoc para o Arquivo dos Emails, garantindo desta forma que todos os emails, recebidos e enviados são arquivados e podem facilmente ser associados aos processos que decorrem no iPortalDoc.
A Correspondência Recebida e Enviada, e a Correspondência Interna das Águas do Porto, também são tratadas na Gestão Documental e de Processos.
APDL – Porto de Leixões
Leixões… o Porto que é considerado por muitos a maior obra de engenharia executada em Portugal no século XIX, continua a ser, passados dois séculos, uma referência no setor portuário nacional e internacional. Com pouco mais de um ano, o novo Terminal de Cruzeiros volta a colocar Leixões nas bocas do mundo ao ser distinguido com o prémio internacional da arquitetura e design. Considerado o maior projeto de sempre de abertura do porto à cidade, Leixões tornou-se assim uma importante porta de entrada na região de navios de cruzeiro e passageiros.
Ora, com o crescimento do Porto de Leixões, ao longo dos anos, a APDL, Administração dos Portos do Douro, Leixões e Viana do Castelo, decidiu implementar uma solução de Gestão Documental e de Processos, o iPortalDoc, para agilizar o método de trabalho dos diversos departamentos.
Com base no iPortalDoc, a APDL faz a gestão de vários processos que incluem documentos de circulação interna, ofícios, emails e faturas de fornecedor. Gerem ainda os processos da Qualidade (nomeadamente o tratamento de reclamações), Contratos e Procedimentos de Compra. As faturas emitidas em SAP, são integradas automaticamente no iPortalDoc, via webservices e enviadas eletronicamente, via iPortalDoc Light, para os clientes (entidades externas).
PBBR
A pbbr é uma Sociedade de Advogados com projeção nacional e internacional, com capacidade full service, que presta assessoria jurídica assente em critérios de grande exigência, rigor e qualidade. Com uma equipa versátil, flexível e responsável, investe na procura das soluções jurídicas mais eficientes e adequadas às necessidades dos seus clientes.
Para automatizarem a Gestão das Diligências utilizam o iPortalDoc, a solução de Gestão Documental e de Processos da IPBRICK. Na pbbr, todas as horas gastas por cada advogado são registadas no iPortalDoc, assim como todos os documentos tratados pelos colaboradores. Todos os documentos produzidos estão num único repositório, o que permite concentrar a informação e facilitar a pesquisa, aumentando a eficiência e a produtividade dos recursos humanos existentes.
A cada Diligência podem associar outra informação importante, como legislação, provas judiciais ou emails, e a qualquer momento extrair relatórios dessa mesma informação. Além disso, o registo das Diligências está ainda a integrar com um programa de faturação, o que lhes permite obter relatórios sobre cada Diligência com base nas horas de trabalho registadas.
Vilamoura
No coração do Algarve, Vilamoura, é um dos destinos turísticos mais procurados da Europa. Com praias paradisíacas e uma Marina galardoada internacionalmente, o empreendimento é gerido pela Vilamoura World, com recurso ao iPortalDoc, a solução de Gestão de Documentos e Processos da IPBRICK.
Tanto na sede como na Marina utilizam o iPortalDoc, integrado com um ERP, para tratar os processos de Faturas, Contratos e Recursos Humanos. Por forma a extraírem de forma automática a informação das Faturas Fornecedor e dos Contratos, utilizam também o módulo de OCR do iPortalDoc.
Com cerca de 70 utilizadores, Vilamoura World usa ainda o iPortalDoc para a gestão dos equipamentos informáticos, garantias, postos de amarração, aluguer de esplanadas e espaços.
Mecofarma
Com mais de 20 anos de existência, a Mecofarma surgiu, em Angola, com o objetivo de criar uma rede de farmácias que promovesse o acesso a medicamentos e produtos de saúde a toda a população. Hoje, com uma experiência e know-how reconhecidos, a rede Mecofarma conta com dez Farmácias e três Pet-Shops, e procura proporcionar aos seus clientes o acesso a medicamentos e produtos sanitários seguros, com elevados padrões de qualidade, suportando este serviço num atendimento profissional e em conhecimentos técnicos especializados.
Na Mecofarma utilizam o iPortalDoc para a gestão de vários Processos, entre eles Recursos Humanos, Correspondência e Contratos, bem como alguns Processos de Informação Interna.
O processo Recursos Humanos é utilizado para a gestão das Férias e Faltas. Para a gestão das Cartas Enviadas e Recebidas, em todas as Farmácias e Pet-Shops, utilizam o processo Correspondência. Utilizam também o Módulo de Contratos, do iPortalDoc, para a gestão dos Contratos com Fornecedores e Colaboradores.
Graças à utilização do iPortalDoc, a Mecofarma conseguiu modernizar-se e posicionar-se no mercado Angolano como uma empresa tecnologicamente avançada, quando comparada com as empresas já existentes. Além disso, conseguiu reduzir o tempo de circulação dos documentos, que eram transportados pelos colaboradores entre as Farmácias e as Pet-Shops, e assim aumentar a eficácia do seu tratamento.
Câmara Municipal de Mondim de Basto
Pedimos emprestadas as palavras a Miguel Torga: “Vou falar-lhes dum Reino Maravilhoso“. Mondim de Basto, a vila transmontana que, repousa na margem esquerda do Tâmega e no sopé da famosa Ermida da Senhora da Graça, é um lugar privilegiado para os amantes da natureza e uma emblemática referência desportiva.
A Câmara Municipal disponibiliza, aos seus munícipes, o Balcão Único, baseado na solução de gestão de Documentos e Processos, iPortalDoc, com uma vasta oferta de serviços eletrónicos, que vão desde pedidos de: Limpeza das Matas; Águas, Lixo e Saneamento; Emissão de Licenças (festas, caça, táxis, máquinas de diversão); Mobilização de Solos e outros.
Mas, Mondim é também uma referência nacional na gestão sustentável e na prestação de serviços à comunidade.
Com o Balcão Único eletrónico o Município garante, não só, a centralidade, e celeridade dos pedidos, como a desmaterialização do papel para a qual os colaboradores têm tido um papel fundamental, e que torna Mondim de Basto um exemplo a seguir na simplificação administrativa.