O UCoIP define como é que a Voz, Vídeo, Email e o Chat Profissional podem ser usados de uma forma coordenada e integrada, suportados pelo bem conhecido serviço DNS. Esta é a maior inovação desde o VoIP, usado há muito tempo atrás, nos anos 90. O novo século gerou uma panóplia de paradigmas de comunicação (Skype, Viber, WhatsApp, Facebook), todos eles, centralizados e não utilizados numa verdadeira perspectiva de comunicação empresarial.
Esta nova realidade faz-nos acreditar que no futuro ninguém irá usar números de telefone da forma tradicional, tal como são utilizados atualmente (descendentes do antigo sistema de telefonia inventado por Bell, com mais de 100 anos). Porquê? Porque pertencemos a um mundo IP interligado e há protocolos padrão suficientes que permitem vários tipos de comunicação. Mas, existe uma forte necessidade de redefinir a forma de usar todas as opções disponíveis, de uma forma profissional , para as comunicações empresariais.
O princípio fundamental por detrás do UCoIP é reduzir o número de endereços que cada pessoa tem hoje em dia, escolher os protocolos apropriados para cada meio usado, e perceber como é que os servidores de aplicação que implementam esses protocolos são dinamicamente alcançados na Internet, para cada organização. O objetivo é estabelecer diferentes formas de comunicação entre dois indivíduos pertencentes a diferentes organizações. O UCoIP foi especialmente pensado para o nível corporativo, onde é importante definir a identidade corporativa nos endereços de cada pessoa.
Olhando para a situação atual, todas as pessoas têm um número de telemóvel, um número de telefone fixo, uma extensão com o número interno da organização, uma conta skype e um endereço de e-mail corporativo. Isto obriga a que sempre que alguém quiser entrar em contacto com uma determinada pessoa, para fins corporativos, precise escolher o tipo, e o meio de comunicação, que pretende utilizar para comunicar. Para comunicar por voz cada pessoa tem três números possíveis; uma conta de Chat e uma conta Skype ou o número de telemóvel para o Whatsapp e Viber, para o vídeo provavelmente a conta Skype, e finalmente para o correio eletrónico o bem conhecido endereço de e-mail. Mas, de todos estes endereços apenas um, o endereço de e-mail, tem identidade corporativa. Na realidade estamos todos acostumados a esta grande variedade de endereços e a aceitar que não há uma alternativa pragmática para as comunicações empresariais.
Esta grande variedade de endereços geralmente é escrita em cartões de contacto, agendas, ou em outro qualquer serviço de diretório dentro e fora da empresa. É claro que muitos destes endereços só podem resultar em erros, o que vai provocar atrasos na comunicação.
Outra vantagem do UCoIP é o facto de a empresa ser proprietária de todos os endereços utilizados para fins profissionais, por parte dos seus colaboradores. Adotando o UCoIP, apenas o administrador de sistema da empresa pode criar contas de utilizador, e só ele pode definir os nomes de utilizador e “aliases” utilizados em todos os protocolos de comunicação adotados pela empresa. Por isso, a empresa pode definir uma política para todos os nomes de utilizador e “aliases” configurados para as comunicações empresariais. Além disso, é importante notar que, quando um colaborador deixa a empresa, os seus contactos permanecem propriedade da empresa e podem ser atribuídos a outra pessoa.